Quanto costa un software di gestione magazzino

Non esiste un listino unico, e chi ve ne mostra uno sta nascondendo qualcosa che ricomparirà in fase di avviamento. Esiste però un modo onesto di leggere un preventivo: sapere quali variabili muovono il prezzo, quali voci restano fuori dal numero in prima pagina e cosa chiedere prima della firma.

Le cifre di Kazam sono pubbliche e stanno nell'ultima sezione; il resto vale per qualunque fornitore stiate valutando.

Da cosa dipende davvero il prezzo

Non dipende dal numero di articoli a catalogo, che è la domanda che quasi tutti si aspettano. Dipende da sei cose.

Quante persone lavorano nello stesso momento. Non quante sono registrate: quante hanno il terminale in mano o la pagina aperta durante il turno di punta. È la misura che riflette il carico reale sul sistema, ed è diversa dal conteggio dei dipendenti.
Quanto è articolato il magazzino. Lotti, scadenze, matricole, numeri di colata, taglia e colore, unità di carico miste: ogni attributo che deve seguire la merce è una regola in più da configurare.
Quanta automazione c'è, o ci sarà. Un magazzino con carrelli e scaffali è un progetto; lo stesso magazzino con shuttle, sorter o AGV è un progetto diverso, perché serve uno strato che parli alle macchine oltre a quello che gestisce le giacenze.
Con che cosa deve parlare. L'integrazione con il gestionale è quasi sempre la voce più sottovalutata del preventivo: dipende da quali dati si scambiano, in che direzione, con quale frequenza e da quanto è documentato il sistema dall'altra parte.
Dove gira il software. Sui server del fornitore, sui vostri o su un cloud che scegliete voi: cambia chi paga l'infrastruttura e chi risponde quando si ferma.
Che assistenza volete. Un helpdesk in orario d'ufficio e tempi di risposta contrattualizzati sul turno di notte non costano lo stesso, e la scelta si fa quando si firma.

Due magazzini con lo stesso numero di referenze possono quindi avere preventivi che differiscono di un ordine di grandezza. Se un fornitore vi dà un prezzo prima di aver chiesto queste sei cose, il prezzo cambierà.

I modelli di licenza che troverai sul mercato

Sotto le sigle commerciali ci sono quattro modelli, ognuno sposta il costo in un punto diverso del progetto.

Canone mensile o annuale (SaaS). Pagate l'uso; infrastruttura, aggiornamenti e sicurezza sono del fornitore. Il costo d'ingresso è basso e prevedibile, quello complessivo cresce nel tempo. La domanda da fare: il canone dipende da quante persone lavorano insieme, o da quante sono censite?
Licenza perpetua on-premise. Pagate una volta il diritto d'uso e installate sui vostri server. L'esborso iniziale è più alto, ma dopo qualche anno il conto si ribalta. Attenzione alla voce «manutenzione»: quasi sempre è un canone annuale separato senza il quale non ricevete più correzioni.
Licenza per utente nominativo. Ogni persona censita ha un costo, anche se entra due volte al mese. È il modello che punisce i magazzini con molti stagionali o molti turnisti, ed è quello che rende difficile stimare il costo a tre anni.
Codice sorgente accessibile. Un gestionale di magazzino open source e un software con sorgenti accessibili sotto accordo sono due cose diverse. In entrambi i casi il software non è la voce di spesa: lo sono infrastruttura, competenze in casa e licenze di terze parti.

Le voci che nel preventivo non si vedono — implementazione, formazione, integrazione con il gestionale, hardware, manutenzione

Il numero in copertina è quasi sempre la licenza o il canone. Il costo del primo anno è un'altra cosa. Ecco le cinque voci che compaiono dopo, e che vanno chieste prima.

Implementazione. Analisi dei flussi, disegno delle aree, definizione degli attributi della merce, configurazione, prove con dati reali, affiancamento nei primi giorni. Si misura in giornate uomo e va messa nero su bianco, non stimata a voce.
Formazione. Chi coordina e chi opera hanno bisogno di due percorsi diversi. Quella degli operatori è breve ma va rifatta a ogni ricambio; quella di chi configura è la più importante e la più spesso saltata.
Integrazione con il gestionale. Anagrafiche, giacenze, ordini, conferme di ricezione e di spedizione. Il perimetro va definito in analisi: quali documenti, in che direzione, con quale frequenza e chi risolve i disallineamenti.
Hardware. Terminali, stampanti di etichette, punti di accesso Wi-Fi. Vive fuori dal software ma dentro il progetto, e ha un dettaglio che si scopre tardi: se la copertura Wi-Fi delle corsie non è verificata prima, i terminali funzionano male e la colpa sembra del software.
Manutenzione e assistenza. Aggiornamenti, correzioni, supporto. Chiedete cosa succede il secondo anno, non il primo: è lì che i modelli si differenziano.

Cosa chiedere a un fornitore prima di firmare

Dieci domande. Nessuna è scortese, tutte hanno una risposta precisa, e le risposte evasive sono già un'informazione.

Il prezzo dipende dagli utenti registrati o da quelli attivi nello stesso momento?
Cosa succede se supero la soglia? Vengo bloccato, avvisato, o mi arriva una fattura?
Quante giornate uomo prevedete per l'avviamento, e cosa comprendono esattamente?
L'integrazione con il nostro gestionale è compresa nel prezzo o è a preventivo?
Il canone del secondo anno è uguale a quello del primo? E quello del terzo?
Se smetto di pagare la manutenzione, il software continua a funzionare?
Come esporto i miei dati se un giorno cambio fornitore, in che formato e in quanto tempo?
Chi risponde quando si ferma il magazzino, in che orario e con quali tempi contrattualizzati?
Il software gestisce anche le macchine che ho, o solo le giacenze? E se domani compro un impianto automatico?
Posso vedere il sistema lavorare su un magazzino simile al mio, prima di firmare?

Le prime due e l'ultima separano un preventivo verificabile da una promessa.

Come funziona con Kazam WMS

Kazam pubblica le cifre invece di farle chiedere, e prevede quattro modalità di adozione: canone SaaS a partire da 149 € al mese, licenza on-premise a partire da 2.900 € una tantum, accesso al codice sorgente per uso interno senza corrispettivo a Sun Tech, e rivendita per integratori e software house con una royalty del 10% sul software fatturato.

Il canone è per magazzino, non per persona: dipende dagli utenti web e dai terminali mobili attivi nello stesso momento, non da quanti operatori sono registrati. I prezzi sono IVA esclusa e si riferiscono al WMS: orchestrazione, controllo macchine e automazioni sono quotati a progetto.

Il confronto riga per riga fra le quattro strade sta sulla pagina dedicata: i prezzi di Kazam WMS, quattro modalità con le cifre in chiaro. Qui non li ripetiamo.

Domande frequenti sui costi

Qual è il costo minimo per partire con un software di gestione magazzino?

Dipende dal modello. Con un canone, il costo d'ingresso è quello del primo mese più l'avviamento; con una licenza, è l'esborso iniziale più l'hardware. Su Kazam il canone parte da 149 € al mese e la licenza on-premise da 2.900 € una tantum, IVA esclusa; l'avviamento e l'integrazione con il gestionale si quotano sul vostro caso.

Il prezzo cresce se assumo stagionali?

Con le licenze per utente nominativo sì, e in modo sensibile. Con un modello basato sull'utilizzo contemporaneo no, purché il numero di persone che lavorano insieme resti nella soglia del piano: è la stessa capacità distribuita su più teste.

Conviene di più il canone o la licenza?

È una questione di orizzonte e di infrastruttura. Il canone conviene a chi non vuole occuparsi di server; la licenza a chi ha già i server e un presidio informatico interno, e ragiona su cinque anni. Le due strade non sono a senso unico: si passa dall'una all'altra portandosi il database.

Quanto incide l'integrazione con il gestionale sul totale?

Molto, e in modo poco prevedibile dall'esterno: dipende da quanto è documentato il sistema con cui bisogna parlare. È la voce su cui chiedere un perimetro scritto prima della firma.

Un software con codice sorgente accessibile costa meno?

Il software sì, il progetto non necessariamente: quello che non pagate in licenza lo pagate in infrastruttura, competenze interne e licenze dei componenti di terze parti. Conviene a chi ha sviluppatori in casa e vuole autonomia, non a chi cerca il preventivo più basso.

Kazam è la piattaforma source-available che copre WMS e WES e si integra con Sun Tech WCS, e pubblica le sue cifre. Richiedete l'accesso a Kazam Web Provate l'assistente